Informasi Pelayanan Administrasi
SMP Negeri 16 Surabaya

Selamat datang di Portal Pelayanan Administrasi SMP Negeri 16 Surabaya.
Website ini kami hadirkan untuk membantu peserta didik, orang tua, dan seluruh warga sekolah dalam mengurus berbagai kebutuhan administrasi dengan lebih mudah dan nyaman. Melalui layanan yang tersusun rapi dan mudah diakses, kami berupaya memberikan proses yang cepat, jelas, dan transparan.
Dengan harapan, seluruh proses administrasi dapat terselesaikan dengan lancar dan tertata, sehingga peserta didik, orang tua, maupun alumni dapat lebih mudah saat mencari informasi terkait perihal yang dibutuhkan di SMP Negeri 16 Surabaya.

Dibuat Oleh:
Devi Yulisya
Alvira Nindya Shafiqah

Informasi lebih lanjut klik icon di bawah ini

Alur Pelayanan Administrasi

Persyaratan Ijazah Hilang untuk Sekolah yang Masih Beroperasi

a. Fotokopi ijazah yang dilegalisir oleh sekolah (jika masih memiliki);b. Surat Pertanggung jawaban mutlak bermaterai 10.000;c. Surat Pernyataan saksi bermaterai 10.000 sebanyak 2 orang, dilengkapi dengan:
• Fotokopi ijazah masing-masing saksi
• Fotokopi KK dan/atau KTP masing-masing saksi
• Foto pemohon bersama saksi (diprint di HVS)
• Tidak perlu melengkapi poin ini apabila memenuhi poin ad. Fotokopi buku induk (minta di sekolah)e. Surat Kehilangan dan laporan kemajuan dari Polrestabes Surabaya;
• Untuk mendapatkan dokumen poin e, pemohon perlu surat pengantar dari sekolah asal
• Surat pengantar ke Polrestabes dapat diterbitkan apabila poin a-d telah terpenuhif. Surat keterangan pengganti ijazah yang telah dibuat oleh sekolah sebanyak 2 rangkap dengan ketentuan sebagai berikut:
• Surat ditempel foto terkini pemohon ukuran 3x4 dan telah dicap 3 jari
• Lembar pertama telah ditandatangani oleh kepala sekolah dan distempel
• Lembar kedua telah ditandatangani oleh kepala sekolah di atas materai 10.000 dan distempel
• Dibawa ke dinas untuk TTD kepala dinas, Dilampiri dokumen poin a-e

Persyaratan Legalisir (Ijazah, SKHUN, SKL)

a. Menyiapkan Dokumen AsliSiapkan dokumen asli yang dibutuhkan untuk dilegalisir, seperti:
• Ijazah
• SKHUN (Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional)
• Surat Keterangan Lulus (SKL)Dokumen asli digunakan sebagai bahan verifikasi oleh pihak sekolah untuk memastikan keaslian data sebelum dilakukan legalisasi.b. Menyediakan Fotokopi DokumenLakukan fotokopi dokumen sesuai kebutuhan legalisir:
• 5 lembar untuk keperluan umum (misalnya melamar kerja, kuliah, dll.)
• 10 lembar untuk keperluan pendaftaran sekolah kedinasan
Pastikan hasil fotokopi jelas, tidak terpotong, dan terbaca dengan baik.c. Prosedur Penyerahan Dokumen• Serahkan dokumen asli dan fotokopi kepada petugas Tata Usaha (TU) sekolah.
• Petugas akan melakukan pengecekan dan mencocokkan data antara dokumen asli dan fotokopi.Setelah diverifikasi, dokumen fotokopi akan diberi cap legalisir resmi sekolah dan tanda tangan Kepala Sekolah atau pejabat yang berwenang.

Persyaratan Surat Rekomendasi Lomba

a. Siswa wajib menyertakan edaran resmi terkait poster lomba atau surat undangan lomba dari penyelenggara.
Dokumen harus memuat informasi:
• Nama lomba
• Penyelenggara
• Waktu dan tempat pelaksanaan
• Tingkat lomba (kota, provinsi, nasional, dll.)
• Format berkas yang diterima: PDF, JPG, atau PNG.b. Dokumen lomba diserahkan ke Bidang Kesiswaan.Kemudian, kesiswaan melakukan:
• Verifikasi kebenaran informasi lomba.
• Pengecekan kesesuaian lomba dengan kegiatan siswa.
• Memberikan paraf/persetujuan awal sebelum diteruskan ke TU.c. Setelah mendapat persetujuan dari kesiswaan, staf TU membuat Surat Rekomendasi Lomba menggunakan format resmi sekolah.Surat memuat:
• Identitas peserta lomba
• Nama dan penyelenggara lomba
• Waktu dan tempat pelaksanaan
• Tujuan surat (rekomendasi keikutsertaan)d. Surat yang telah selesai disusun diteruskan untuk ditandatangani Kepala Sekolah. Setelah ditandatangani, surat dapat dicetak untuk keperluan fisik, atau dikirim dalam bentuk digital (PDF) ke panitia lomba.

Persyaratan Program Indonesia Pintar (PIP)

PIP terbagi menjadi 2 jalur

A. PIP ASPIRASI PARTAIPIP Aspirasi merupakan bantuan yang diusulkan melalui anggota legislatif (DPR/DPRD) melalui partai politik. Ada dua kelompok siswa yang bisa diusulkan:1. Siswa Berprestasi
• Tidak melihat kondisi ekonomi (gakin/non-gakin tidak berpengaruh).
• Usulan berdasarkan pertimbangan prestasi oleh pihak pengusul (partai politik).
• Wajib melampirkan sertifikat atau surat usulan resmi dari Partai.
2. Siswa dari Keluarga Tidak Mampu/Keluarga Miskin (Gakin)
• Berasal dari keluarga dengan kondisi ekonomi kurang mampu.
• Tetap wajib mendapatkan sertifikat atau surat usulan dari Partai.Persyaratan Administrasi PIP Aspirasi
Orang tua/wali wajib menyiapkan dokumen berikut dan menyerahkannya ke Tata Usaha (TU):
1. Sertifikat / Surat Usulan dari Partai Politik (dokumen wajib sebagai bukti aspirasi).
2. Fotokopi Kartu Keluarga (KK).
3. Fotokopi KTP Orang Tua/Wali.
4. Fotokopi Kartu Pelajar / Identitas Siswa.
5. Nomor HP aktif orang tua/wali.
6. Fotokopi KIP (jika ada).
7. Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) jika diminta oleh pengusul.Alur Pengurusan PIP Aspirasi
1. Orang tua/wali mendapatkan sertifikat atau surat usulan dari Partai Politik.
2. Orang tua menyerahkan seluruh berkas ke Tata Usaha (TU) SMPN 16 Surabaya.
3. TU melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas.
4. Jika berkas lengkap, TU melakukan verifikasi identitas siswa.
5. Data siswa kemudian diinput oleh sekolah sesuai mekanisme pengusulan PIP Aspirasi.
6. Setelah data dikirim, proses sepenuhnya berada di Website Resmi PIP Kemendikbud.
(Sekolah tidak dapat mempercepat maupun memutuskan penerimaan siswa)
7. Ketika siswa ditetapkan sebagai penerima oleh pusat, sekolah menerima notifikasi dari Sistem PIP.
8. Orang tua/wali dihubungi oleh sekolah untuk mengambil informasi pencairan.
9. Orang tua melakukan pencairan dana di Bank BRI sesuai jadwal pusat.
10. Dana digunakan untuk kebutuhan pendidikan siswa.B. PIP REGULER (DAPODIK)PIP Reguler adalah bantuan yang diberikan kepada siswa berdasarkan data Dapodik (Data Pokok Pendidikan) tanpa melalui pengusulan langsung. Sekolah tidak dapat menambahkan atau menghapus nama calon penerima PIP Reguler.
Dasar Pertimbangan Sistem Dapodik:
• Status sosial ekonomi keluarga siswa.
• Keselarasan data dengan DTKS Kemensos.
•Kepemilikan Kartu Indonesia Pintar (KIP)/Program Keluarga Harapan (PKH)/Kartu Keluarga Sejahtera (KKS)
• Kondisi keluarga sesuai indikator kemiskinan yang tertera di Dapodik.Persyaratan Setelah Siswa Masuk Daftar Penerima
Jika siswa telah dinyatakan menerima PIP Reguler oleh pusat, berikut dokumen yang perlu disiapkan:
1. Fotokopi Kartu Keluarga (KK).
2. Fotokopi KTP Orang Tua/Wali.
3. Fotokopi Kartu Pelajar.
4. Kartu Indonesia Pintar (KIP) jika memiliki.
5. Nomor HP orang tua/wali.
6. Surat keterangan dari sekolah (jika dibutuhkan Bank BRI saat pencairan).Alur PIP Reguler
1. Sekolah memperbarui data siswa melalui sinkronisasi Dapodik setiap semester.
2. Website PIP menyeleksi dan menetapkan siswa penerima secara otomatis.
3. Setelah data dikirim, proses sepenuhnya berada di Website Resmi PIP Kemendikbud. (*Sekolah tidak dapat mempercepat maupun memutuskan penerimaan siswa)
4. Sekolah menerima daftar resmi penerima dari pusat.
5. TU menghubungi orang tua untuk pengambilan formulir pencairan.
6. Orang tua menyiapkan seluruh berkas persyaratan.
7. Orang tua melakukan pencairan dana PIP melalui Bank BRI.
8. Target dana digunakan untuk biaya pendidikan.

Persyaratan Mutasi Siswa Keluar/Masuk

A. MUTASI KELUAR (Pindah dari SMPN 16 Surabaya ke Sekolah Lain)1. Persiapan Awal oleh Orang Tua/Wali• Menentukan sekolah tujuan yang masih memiliki kuota pagu untuk menerima siswa.
• Menghubungi sekolah tujuan untuk memastikan kesediaan menerima mutasi.2. Mendapatkan Surat Keterangan Penerimaan dari Sekolah Tujuan• Orang tua/wali mendatangi sekolah tujuan.
• Meminta Surat Keterangan Penerimaan MutasiBerisi:
• Nama siswa
• Tingkat kelas
• Pernyataan bahwa siswa diterimaSurat ini menjadi syarat utama untuk memproses mutasi keluar.3. Mengajukan Permohonan Mutasi Keluar ke SMPN 16 SurabayaOrang tua/wali membawa dokumen berikut ke bagian Tata Usaha (TU):Dokumen Persyaratan Mutasi Keluar:• Surat Keterangan Penerimaan dari sekolah tujuan
• Fotokopi Kartu Keluarga (KK)
• Fotokopi Akte Kelahiran
• Fotokopi Raport terakhir
• Fotokopi Kartu Pelajar/Siswa
• Menyampaikan alasan mutasi (perpindahan domisili, pekerjaan, kebutuhan keluarga, dll.)4. Proses Verifikasi oleh Sekolah• TU memeriksa kelengkapan berkas
• Wali kelas dan bagian kesiswaan melakukan pengecekan kehadiran, nilai, dan kondisi administratif siswa
• Operator mengonfirmasi data Profil dan Dapodik siswa5. Penerbitan Surat Mutasi KeluarJika berkas sudah lengkap dan valid, sekolah akan:• Menerbitkan Surat Keterangan Lepas/Mutasi Keluar
• Menyusun rekap nilai sesuai ketentuan
• Menyerahkan dokumen administrasi siswa kepada orang tua,Meliputi:• Fotokopi raport legalisir
• Surat kelakuan baik (jika diperlukan)
• Bukti arsip lain sesuai kebutuhan sekolah tujuan
• Operator melakukan sinkronisasi Dapodik untuk memindahkan data siswa
• Operator mengeluarkan siswa di mutasi online terkait profil6. Pengambilan Dokumen MutasiOrang tua/wali mengambil dokumen dan menyerahkannya ke sekolah tujuan untuk proses mutasi masuk.
-----------------------------------------------------------------------------
B. MUTASI MASUK (Pindah dari Sekolah Lain ke SMPN 16 Surabaya)Mutasi masuk hanya dapat diproses jika kuota pagu tersedia dan dokumen lengkap sesuai aturan Dinas Pendidikan Kota Surabaya.1. Mengurus Mutasi Keluar dari Sekolah AsalOrang tua/wali harus menyiapkan dokumen berikut dari sekolah sebelumnya:• Surat Mutasi Keluar / Surat Lepas
• Raport asli & fotokopi
• Surat Keterangan Kelakuan Baik (jika ada)
• Rekap nilai dari sekolah asal
• Kartu Pelajar siswa2. Pengajuan Permohonan Mutasi Masuk ke SMPN 16 SurabayaOrang tua/wali datang ke TU SMPN 16 Surabaya membawa dokumen berikut:Dokumen Persyaratan Mutasi Masuk:• Fotokopi Kartu Keluarga (KK) — wajib KK Surabaya
• Fotokopi Akte Kelahiran
• Raport lengkap siswa
• Surat Mutasi Keluar dari sekolah asal
• Surat Keterangan Kelakuan Baik (bila tersedia)
• Kartu Pelajar
• Mengisi formulir permohonan mutasi di sekolah3. Pemeriksaan Ketersediaan Kuota PaguSekolah akan memeriksa:• Kuota pagu tingkat kelas yang dituju
• Kondisi jumlah siswa per kelas sesuai aturan Dinas Pendidikan
• Kesesuaian kelas dan jenjang siswaJika kuota tidak tersedia, mutasi tidak dapat diproses.4. Verifikasi Akademik dan Administratif• Pengecekan nilai dan perkembangan belajar dari raport
• Konfirmasi kehadiran dan catatan siswa dari sekolah asal
• Validasi data kependudukan (KK & akte kelahiran)
• Operator melakukan tarik data profil
• Operator melakukan Tarik data dan sinkronisasi Dapodik5. Penetapan Penerimaan Mutasi MasukJika semua persyaratan terpenuhi:• Sekolah menerbitkan Surat Keterangan Diterima sebagai Siswa SMPN 16 Surabaya
• Operator sekolah menginput data profil dan dapodikSiswa menerima informasi terkait:• Pembagian kelas
• Wali kelas
• Jadwal pelajaran
• Peraturan sekolah6. Siswa Resmi Masuk dan Mulai Kegiatan BelajarSiswa dapat mulai mengikuti kegiatan belajar mengajar sesuai jadwal yang diberikan.C. Catatan• Mutasi masuk apabila dari jenjang sekolah negeri ke negeri dan dari sekolah negeri ke swasta diperbolehkan, namun jika dari swasta ke negeri tidak perbolehkan.• Mutasi keluar bebas dan diperbolehkan baik berpindah ke sekolah negeri maupun swasta• Lingkup Kemenag (MTsN) jika ingin masuk ke kemendikbud (SMP Negeri) harus mendapat persetujuan dari Dinas Pendidikan, misal dari Madrasah Negeri (MTsN) ke smp negeri